Avec la nouvelle caisse, certains termes ont changé. Ce qui s'appelait une facture dans la caisse correspond en réalité à une vente : l'enregistrement de ce qu'un client a acheté et payé. Une véritable facture existe toujours : vous la créez volontairement lorsqu'un client ou une entreprise le demande.
Vous créditez une vente lorsqu'une partie ou la totalité du montant payé doit être remboursée au client, par exemple lors du retour d'un produit. Vous le faites directement depuis la vente, via l'action 'Créditer la vente'.
Vous ne pouvez plus supprimer directement une vente déjà réglée : vous devez la créditer. La suite explique comment.
Où trouver « Créditer la vente » ?
Accédez à Caisse > Ventes et cliquez sur la vente concernée pour ouvrir les détails. Cliquez ensuite sur l'action 'Créditer la vente'.
Vous voyez cette action uniquement lorsque la vente est réglée — c'est-à-dire qu'elle n'est plus ouverte dans la caisse — et qu'aucun chèque-cadeau ni carte de fidélité prépayée n'a été utilisé.
Vous ne voyez pas cette action ? Consultez ci-dessous Comment créditer une vente en attente ?
Que voit-on sur l'écran de crédit ?
Après avoir cliqué sur 'Créditer la vente', l'écran de crédit s'ouvre. En haut, vous trouvez les informations du client et de la vente.
En dessous, vous trouvez la liste des articles de la vente, chacun avec une case à cocher. Par défaut, ils sont tous sélectionnés ; désélectionnez les articles que vous ne souhaitez pas créditer. En bas, vous voyez le montant total qui sera crédité.
Sous disponible à créditer, vous voyez le montant maximal que vous pouvez créditer : le montant déjà payé pour la vente. Vous ne pouvez jamais créditer plus que ce qui a réellement été payé, même en sélectionnant des articles pour un montant supérieur.
Choisissez ensuite la manière dont vous remboursez le client (Espèces, Carte bancaire, Banque, Carte de crédit ou Coupon). S'il s'agit d'une correction, choisissez la même méthode que le paiement d'origine.
Cliquez enfin sur 'Enregistrer' pour créer le crédit.
Facture de crédit ou reçu de correction ?
Le document créé dépend du document associé à la vente d'origine :
Une facture a-t-elle été émise pour la vente ? Vous obtenez alors une facture de crédit (une facture avec un montant négatif).
Seul un reçu (ticket de caisse) existe-t-il pour la vente ? Vous obtenez alors un reçu de correction.
Si une vente possède à la fois un reçu et une facture, la facture est prioritaire et vous obtenez une facture de crédit. Vous retrouvez ensuite le document de crédit dans la vente, sous Documents.
Comment créditer la totalité d'une vente ?
Dans la caisse, accédez à la vente que vous souhaitez créditer et cliquez sur 'Créditer la vente' dans les détails.
Laissez tous les articles sélectionnés.
Choisissez la manière dont vous remboursez le client. En cas de correction : la même méthode que le paiement d'origine.
Cliquez sur 'Enregistrer'. Le montant total est recrédité.
Comment créditer une partie d'une vente ?
Dans la caisse, accédez à la vente que vous souhaitez créditer et cliquez sur 'Créditer la vente' dans les détails.
Désélectionnez les articles que vous ne souhaitez pas créditer.
Choisissez la manière dont vous remboursez le montant au client.
Cliquez sur 'Enregistrer'.
Vous pouvez créditer des articles isolés de tout type, par exemple un service ou un produit. Si la 'gestion des stocks' est activée pour un produit crédité, l'application met automatiquement le stock à jour.
Comment créditer une vente en attente ?
Attention : tant qu'une vente reste ouverte dans la caisse — donc pas encore réglée —, vous ne voyez pas l'action 'Créditer la vente'.
Vous souhaitez tout de même créditer la vente ? Réglez-la d'abord entièrement. L'action 'Créditer la vente' apparaît ensuite.
La vente a été créée par erreur et rien n'est à payer ? Supprimez-la avec l'action 'Supprimer' sur la vente.
Une vente déjà réglée mais pas encore entièrement payée se crédite de la même manière : sélectionnez les articles concernés. Vous ne créditez jamais plus que ce qui a réellement été payé — si rien n'a encore été payé, rien n'est remboursé.