Vente ou facture ? La différence
Dans la caisse renouvelée, une distinction importante a été rétablie. Ce que l'on appelait auparavant une facture dans la caisse est en réalité simplement une vente : l'enregistrement de ce qu'un client a acheté et payé. Après un paiement, Salonized en crée automatiquement un reçu.
Une véritable facture est autre chose : un document financier formel qui doit répondre à des exigences précises (une adresse doit par exemple toujours y figurer) et que vous délivrez lorsqu'un client ou une entreprise en fait la demande. C'est pourquoi la facturation dispose désormais de son propre flux distinct, avec un bouton dédié : Établissement de la facture. Vous y associez toujours un client, et Salonized génère le bon document avec la mise en forme correcte.
C'est particulièrement pratique si vous travaillez avec des clients professionnels ou médicaux : le nouveau flux y est bien mieux adapté qu'auparavant.
Quand établissez-vous une facture ?
Vous créez simplement une vente et l'encaissez ; le client reçoit automatiquement un reçu. Pour la plupart des transactions, cela suffit.
Un client ou une entreprise demande une facture officielle ? Vous l'établissez alors en quelques clics à partir de la vente.
Vous n'êtes pas obligé de payer d'abord entièrement la vente : vous pouvez aussi établir une facture pour une vente encore (partiellement) en suspens, avec une date d'échéance.
Avant de commencer : de quoi avez-vous besoin ?
Pour une facture, une fiche client avec des coordonnées est requise. Sans client ou sans adresse complète, vous ne pouvez pas établir la facture ; Salonized vous le signale au cours des étapes.
Des données manquent ? Vous voyez alors le message Ajouter des informations manquantes qui vous permet de compléter directement les coordonnées du client.
Étape par étape : établir une facture
1. Ouvrez la vente
Allez dans Caisse > Ventes (ou dans une fiche client) et cliquez sur la vente pour laquelle vous souhaitez établir une facture. Dans les actions, cliquez sur Établissement de la facture.
Vous ne voyez pas cette option ? C'est qu'une facture a déjà été établie pour cette vente (il ne peut y avoir qu'une seule facture par vente), ou que vous n'avez pas les droits pour établir des factures.
2. Vérifiez le client
En haut figure le client associé. Salonized vérifie automatiquement si toutes les données requises sont présentes :
Aucun client n'est encore associé ? Ajoutez-en un.
L'adresse manque (ou, pour une facture médicale, la date de naissance, le numéro BSN ou l'assureur) ? Cliquez sur Ajouter des informations manquantes pour compléter les données.
3. Vérifiez les détails de la facture
Dans le bloc Détail de la facture, vous voyez :
Date de vente – la date de la vente d'origine.
Date d'émission – la date à laquelle la facture est établie (aujourd'hui).
Échéance – le nombre de jours pendant lesquels la facture doit être payée (le délai de paiement). Par défaut, il est fixé à 14 jours ; adaptez-le si nécessaire.
4. Vérifiez les articles
Sous Articles, vous voyez exactement ce qui figurera sur la facture : la description, l'employé, la quantité, le prix (hors TVA) et une éventuelle remise. En dessous figurent le Sous-total, la ventilation de la TVA et le Total, ainsi que les paiements déjà effectués et un éventuel montant en suspens.=
5. (Facultatif) Envoyez la facture directement au client
À cette étape, vous pouvez envoyer la facture par e-mail immédiatement. Activez l'option Envoyer au client et vérifiez ou renseignez :
l'adresse e-mail du client,
l'objet,
un message.
Vous laissez cette option désactivée ? La facture est alors seulement établie et vous pourrez encore la consulter, l'imprimer ou l'envoyer plus tard.
6. Vérifiez l'aperçu et établissez la facture
Examinez attentivement l'aperçu de la facture. Cliquez ensuite sur :
Établissement de la facture – si vous souhaitez seulement créer la facture, ou
Établir la facture et l'envoyer – si vous avez activé l'envoi à l'étape 5.
Confirmez le message Êtes-vous sûr de vouloir émettre cette facture ? Une fois émise, cette facture ne peut plus être modifiée. Vous verrez la confirmation Facture émise.
Où retrouver la facture ?
La facture établie apparaît sur la vente sous Documents, à côté du reçu. Vous pouvez y ouvrir, imprimer ou (r)envoyer la facture au client à tout moment. Une même vente peut ainsi avoir plusieurs documents : un reçu lors du paiement, une facture que vous établissez, et, en cas de modification ou d'avoir, un reçu de correction ou une facture de crédit.
Quand une facture de crédit est-elle créée ?
Dès qu'une facture est liée à une vente, une facture de crédit est automatiquement créée lorsque vous modifiez ou remboursez cette vente a posteriori. Cela se produit dans deux situations :
Lors d'un avoir – lorsque vous remboursez (une partie de) la vente via Remboursement de la vente.
Lors d'une correction – lorsque vous modifiez une vente déjà finalisée via Editer la vente.
Le document exact qui est créé dépend de ce qui est déjà lié à la vente : si la vente a une facture, il s'agit d'une facture de crédit (une facture avec un montant négatif). Si la vente n'a qu'un reçu et pas encore de facture, il s'agit d'un reçu de correction. Si une vente a à la fois un reçu et une facture, la facture prime et vous obtenez une facture de crédit.
La facture de crédit renvoie à la facture d'origine et apparaît sur la vente sous Documents. Ainsi, votre comptabilité reste équilibrée : la facture d'origine continue d'exister et est corrigée par une facture de crédit plutôt que modifiée ou supprimée.
Important à savoir
Une facture établie ne peut plus être modifiée. Vérifiez donc bien tout aux étapes 5 et 7. Quelque chose ne va pas ? Modifiez d'abord la vente (ou créditez la vente), puis établissez éventuellement une nouvelle facture.
Vous pouvez établir une seule facture par vente.
Vos ventes et rapports historiques existants restent intacts ; le nouveau flux de facturation s'applique aux nouvelles factures.