Vooraf betaalde kaarten zijn een fantastische manier om de klantloyaliteit te vergroten en je afrekenproces te vereenvoudigen. Met deze functie kunnen je klanten vooraf betalen voor een vast aantal behandelingen (diensten), die ze vervolgens tijdens toekomstige bezoeken kunnen verzilveren. In dit artikel vind je alles wat je moet weten over het aanmaken van vooraf betaalde kaarten, het gebruik ervan als betaling, het bijhouden ervan en de boekhoudkundige verwerking.
Hoe verkoop ik een vooraf betaalde kaart in Salonized?
In Salonized kun je eenvoudig een vooraf betaalde kaart verkopen via het afrekenen om je voor te bereiden op de toekomstige afspraken van een klant.
Ga naar afrekenen en selecteer in het menu aan de linkerkant 'Vooraf betaalde kaart'.
Voer de vereiste gegevens in: omschrijving, aantal bezoeken, prijs (incl. btw) en btw-percentage.
Wijs de verkoop toe aan een specifieke medewerker en koppel de kaart aan de juiste klant.
Klik op 'Doorgaan', selecteer de betaling die de klant gebruikt om de kaart te kopen en voltooi de bestelling.
Hoe selecteer ik een vooraf betaalde kaart als betaling?
Wanneer een klant terugkomt om een van hun vooraf betaalde sessies te verzilveren, verwerk je de transactie via de kassa als een standaard afspraak.
Maak een factuur aan in het hoofdscherm van het afrekenen door de dienst te selecteren die de klant heeft ontvangen.
Wijs de dienst toe aan een medewerker en selecteer de klant.
Klik op 'Doorgaan' om naar de betaling te gaan.
Zodra de klant aan de factuur is gekoppeld, verschijnen actieve vooraf betaalde kaarten op hun naam automatisch als betaling.
Klik op 'Vooraf betaalde kaart' om de actieve kaarten van de klant te bekijken.
Selecteer de gewenste kaart en kies de specifieke dienst waarop je deze wilt toepassen.
Rond de factuur af; er wordt automatisch één sessie van het saldo van de kaart afgeschreven.
Let op: Vooraf betaalde kaarten kunnen alleen worden gebruikt om behandelingen (diensten) te betalen, niet voor retailproducten.
Wat moet ik weten over het beheren van vooraf betaalde kaarten?
Houd rekening met deze systeemregels bij het beheren van vooraf betaalde kaarten om ervoor te zorgen dat je rapporten consistent blijven:
Vervaldatum: Vooraf betaalde kaarten hebben geen vervaldatum in het systeem.
Niet overdraagbaar: Een vooraf betaalde kaart moet aan één klant worden gekoppeld en kan niet naar iemand anders worden overgedragen.
Beperkingen bij bewerken: Zodra een kaart is verkocht, kun je de prijs, het aantal sessies of de gekoppelde klant niet meer bewerken.
Terugbetalingen: Als er al minstens één sessie is gebruikt, is het niet meer mogelijk om de oorspronkelijke factuur te crediteren of een terugbetaling te doen.
Online boekingen: Momenteel is het voor klanten niet mogelijk om vooraf betaalde kaarten te verzilveren via de boeking widget.
Meerdere locaties: Vooraf betaalde kaarten kunnen worden gedeeld en gebruikt tussen accounts met meerdere locaties.
Waar kan ik een overzicht van alle vooraf betaalde kaarten vinden?
Je kunt de status en geschiedenis van vooraf betaalde kaarten op twee verschillende plekken in het platform volgen.
Bij het afrekenen:
Onder het tabblad 'Vooraf betaalde kaarten' zie je een overzicht van alle verkochte kaarten en hun huidige status:
Geldig: De kaart is actief en heeft nog tegoed.
Leeg: Alle sessies op de kaart zijn gebruikt.
Gecrediteerd: De oorspronkelijke factuur van de kaart is gecrediteerd/tegengeboekt.
Openstaand: De factuur voor de aankoop van de kaart is nog niet betaald.
Tip: Gebruik de zoekbalk om een specifieke klant te vinden of klik op een kaart om te zien op welke facturen het tegoed is toegepast.
In het klantprofiel:
Onder het tabblad 'Vooraf betaalde kaarten' in een specifiek profiel kun je alle kaarten van die klant bekijken. Klik erop om de specifieke details te openen.
Welke invloed hebben vooraf betaalde kaarten op mijn boekhouding en btw?
In Salonized wordt de btw herkend wanneer de kaart wordt verkocht, maar de omzet wordt pas herkend wanneer een sessie daadwerkelijk wordt verzilverd.
Wanneer je de kaart verkoopt: Het ontvangen geld wordt behandeld als een aanbetaling in plaats van directe inkomsten.
Het volledige btw-bedrag wordt direct op het moment van verkoop geregistreerd en verrekend.
De verkoop wordt toegevoegd aan "Verkochte vooraf betaalde kaarten", maar telt nog niet mee als omzet.
Voorbeeld: Het verkopen van een kaart voor €100 resulteert in: Verkochte vooraf betaalde kaarten: €100,00 | BTW: €17,36 | Omzet: €0,00.
Wanneer de klant een sessie verzilvert: De waarde van die sessie wordt nu officieel toegevoegd aan je omzet.
Omdat de btw al is betaald tijdens de eerste verkoop, wordt deze niet opnieuw in rekening gebracht of geregistreerd.
Voorbeeld: Het verzilveren van een sessie registreert de waarde (bijv. €16,52) als omzet met 0% extra btw.
Om te zorgen dat je boekhouding klopt: Controleer of de linker- en rechterkant van je rapport overeenkomen:
De linkerkant: Totale omzet (incl. btw) + Verkochte vooraf betaalde kaarten.
De rechterkant: De som van alle gebruikte betalingen.
Als je vragen hebt over vooraf betaalde kaarten, neem dan contact op met ons supportteam.
We helpen je graag!