Het instellen van een aanbetaling voor online boekingen is een slimme manier om no-shows te verminderen, terwijl je er tegelijkertijd voor zorgt dat zowel jouw tijd als de inzet van je klanten worden gewaardeerd. Door een betaling vooraf te vragen via de boeking widget, creëer je een professionele standaard die je omzet beschermt. Dit artikel legt uit hoe je deze aanbetalingen moeiteloos instelt en beheert, van de activering tot de definitieve factuur.
Hoe stel ik online aanbetalingen in?
Het inschakelen van aanbetalingen is snel en eenvoudig in Salonized. Hier lees je hoe je de functie in slechts een paar stappen kunt activeren:
Stap 1: Schakel een online betalingsintegratie in
Om te beginnen met het accepteren van aanbetalingen voor online boekingen, moet je eerst een betalingsintegratie instellen. Dit is de essentiële eerste stap waarmee je je aanbetalingsinstellingen kunt personaliseren en kunt kiezen hoe je klanten betalen.
Schakel de integratie in via Instellingen > Algemeen > Integraties in Salonized.
Je kunt Mollie of Salonized Pay Online (Adyen) gebruiken.
 |  |
Stap 2: Bewerk de instellingen voor online betalingen
Om de instellingen voor online betalingen te beheren:
Navigeer naar Instellingen > Online boekingen > Online betalingen.
Vink het vakje ‘Online betalingen of aanbetalingen inschakelen’ aan om de rest van de instellingen te personaliseren.
Als je een aanbetaling wilt instellen, selecteer dan de onderste optie (klanten zijn verplicht om een percentage te betalen).
Stap 3: Stel de aanbetaling in
Zodra de integratie actief is, kun je de specifieke regels bepalen voor wie betaalt en hoeveel. Dit omvat het targeten van specifieke klantgroepen en het toevoegen van kosten.
Geef het percentage op: Voer het percentage van de prijs van de dienst in dat online moet worden betaald (bijv. 15%) in het veld "percentage".
Let op: Met de Pro-abonnementen van Salonized kunnen aanbetalingen conditioneel worden geconfigureerd op basis van de duur van de afspraak of de prijs.
Kies de doelgroep: Beslis of dit percentage vooraf moet worden betaald door alle klanten of alleen door nieuwe klanten. Een klant wordt als nieuw beschouwd als:
Er geen eerdere afspraken voor deze klant in de agenda staan, OF
Er een afspraak in het verleden is, maar deze is gemarkeerd als een no-show.
Dit wordt bepaald op basis van het e-mailadres dat wordt gebruikt voor de online boeking.
Stel transactiekosten in (optioneel): kies of je transactiekosten wilt rekenen, die worden toegevoegd aan het bedrag van de aanbetaling.
Voorbeeld: Als je een aanbetaling van 15% instelt met €0,15 transactiekosten voor een dienst van €55,00, wordt de totale aanbetaling als volgt berekend: 15% van de prijs van de dienst (€8,25) + €0,15 transactiekosten = €8,40.
Ervaring van de klant bij het boeken:
Tijdens het online boeken zien klanten een volledige prijsspecificatie in het overzicht van de boeking widget, inclusief:
Totale prijs van de boeking
Bedrag van de aanbetaling om nu te betalen
Het resterende bedrag om te betalen bij de afspraak
Zodra de aanbetaling is voltooid, wordt de afspraak gepland en ontvangt de klant een bevestiging en een factuur.
Hoe worden aanbetalingen berekend?
Om het simpel te houden voor zowel jou als je klanten, worden aanbetalingen berekend op basis van de totale waarde van de boeking. Hier zie je hoe het werkt in verschillende scenario's:
Meerdere diensten: Als een klant meerdere diensten tegelijk boekt, wordt de aanbetaling berekend op basis van de totale prijs van de boeking.
Kortingen, cadeaubonnen of vouchers: Als je een aanbetaling op basis van een percentage gebruikt, wordt het bedrag berekend op basis van de uiteindelijke prijs van de boeking nadat eventuele kortingen of cadeaubonnen zijn toegepast.
Prijswijzigingen na boeking: Als de prijs van een dienst wordt bijgewerkt nadat er al een boeking is gemaakt, wordt het resterende saldo nog steeds berekend op basis van de oorspronkelijke prijs op het moment van de boeking.
Hoe worden transactiekosten toegepast?
Om je boekingsproces transparant te houden, is hier een kort overzicht van hoe transactiekosten worden afgehandeld voor je online aanbetalingen:
Hoe kosten worden toegepast: Eventuele transactiekosten die je instelt, worden direct toegevoegd aan het bedrag van de aanbetaling.
Wie de kosten betaalt: Online betalingsproviders rekenen hun standaard transactiekosten, net zoals ze dat bij elke andere online betaling zouden doen.
Kosten terugbetalen: Als je ooit een aanbetaling moet terugbetalen, worden de bijbehorende transactiekosten ook terugbetaald.
Hoe ga ik om met de factuur voor een aanbetaling?
Wanneer iemand een online afspraak plant en een betaling doet, maakt Salonized automatisch een factuur aan. In dit geval toont de factuur het totale bedrag, eventuele transactiekosten en het betaalde bedrag van de aanbetaling.
Wanneer de klant in de salon arriveert voor de afspraak, kun je het resterende bedrag afrekenen.
Klik op de afspraak in de agenda.
Klik op de knop 'Afrekenen' (winkelmandje).
Klik nogmaals op 'Afrekenen'.
Klik op 'Doorgaan' rechtsonder.
Selecteer de juiste betalingsmethode.
Klik op 'Factuur voltooien' om de afrekening af te ronden.
Hoe volg ik betalingen van aanbetalingen in mijn rapporten?
Om je boekhouding simpel te houden, worden betalingen van aanbetalingen gegroepeerd met je andere online transacties. Je kunt ze vinden in Rapporten > Betaalmethode > Online.
Hoe ga ik om met terugbetalingen van aanbetalingen?
Het terugbetalen van aanbetalingen hangt af van de gebruikte online betalingsprovider:
Mollie: Terugbetalingen worden rechtstreeks verwerkt via het Mollie-account van de partner.
Salonized Pay Online (Adyen): Terugbetalingen moeten worden aangevraagd via Salonized Support.
Wat gebeurt er met de aanbetaling in het geval van een no-show of een gewijzigde boeking?
No-shows: Er zijn geen automatische terugbetalingen voor no-shows. Neem voor meer informatie contact op met ons supportteam.
Annuleringen of verplaatsingen: Als een afspraak wordt geannuleerd of verplaatst, blijft de aanbetaling gekoppeld aan de oorspronkelijke betaling.
Het verplaatsen van een afspraak zorgt er in Salonized niet voor dat de aanbetaling automatisch wordt gewijzigd of terugbetaald.