Zowel vragenlijsten (zoals een intake) als contracten (waar een digitale handtekening voor nodig is) kunnen online ingevuld worden door klanten. Op deze pagina lees je hoe dit werkt.
📣 Let op : Dit artikel bevat enkele functies die alleen beschikbaar zijn in het PRO abonnement.
Een formulier aanmaken
Je kunt twee typen formulieren aanmaken:
• Een vragenlijst (zoals een intakeformulier)
• Een contract; deze kan ondertekend worden door de klant
Heb je de formulieren aangemaakt? Dan heb je drie manieren om de formulieren in te vullen;
Het formulier zelf invullen vanuit het klanten profiel of vanuit de afspraak met een klant, door het formulier te openen en in te vullen.
Het formulier per email naar de klant te sturen en digitaal te laten invullen en insturen.
Het formulier automatisch te laten versturen als de klant een bepaalde dienst boekt (alleen voor PRO abonnementen).
Een formulier zelf invullen
Een formulier kan op twee plaatsen handmatig worden ingevuld; vanuit het profiel van een klant en vanuit een afspraak in de agenda.
Om een formulier in te vullen vanuit het profiel van de klant, ga naar Klanten > zoek de klant op > en klik op de knop "Formulier invullen". Ingevulde formulieren zijn terug te vinden in het profiel van de klant onder het kopje "Formulieren".
Om een formulier van de afspraak van de klant in te vullen, zoek de juiste afspraak op in de agenda. Open de afspraak en klik op de knop "Formulieren" aan de rechterkant.
Gebruik deze flow om een bepaald formulier aan een afspraak te koppelen. De ingevulde formulieren zijn terug te vinden in het profiel van de klant onder het kopje "Formulieren".
Een formulier per mail toesturen
Formulieren en contracten kunnen ook per e-mail worden verstuurd. Zo vult de klant het zelf in en stuurt het vervolgens terug. Er zijn 2 manieren waarop formulieren/contracten naar klanten worden gemaild:
Werkwijze 1: Stuur een klant een formulier toe per email vanuit het klanten profiel
Zoek de betreffende klant op in het klantenbestand
Klik in het klanten profiel linksboven op de knop nieuw formulier
Je ziet nu een overzicht van beschikbare formulieren. Klik achter het gewenste formulier op de drie puntjes en vervolgens op E-mailen.
Vervolgens opent er een pop-up, hierin kun je een onderwerp en een bericht plaatsen.
Klik vervolgens op "Versturen" om het formulier naar de klant te mailen.
Je krijgt een groene melding "Email verzonden" te zien wanneer dit gelukt is
Werkwijze 2: stuur een klant een formulier toe per email vanuit de afspraak
Zoek de betreffende afspraak op in de agenda
Open de afspraak en klik in het scherm met afspraak details aan de rechterkant op "formulieren"
Je ziet nu een overzicht van beschikbare formulieren. Klik achter het gewenste formulier op de knop met het envelopje: E-mailen
Vervolgens opent er een pop-up, hierin kun je een onderwerp en een bericht plaatsen.
Klik vervolgens op "Versturen" om het formulier naar de klant te mailen.
Je krijgt een groene melding "Email verzonden" te zien wanneer dit gelukt is.
Een formulier of contract automatisch versturen (alleen voor PRO gebruikers)
Met een PRO abonnement kun je formulieren koppelen aan diensten zodat formulieren/contracten automatisch via e-mail worden verstuurd wanneer bepaalde dienst(en) worden geboekt.
Hoe het in te stellen
Formulieren en contracten kunnen gekoppeld worden aan hele dienstcategorieën en/of specifieke diensten via Instellingen > Formulieren.
Wanneer een formulier of een contract is gekoppeld aan de dienst(en), wordt het formulier/contract automatisch naar de klant gestuurd wanneer de gekoppelde dienst wordt geboekt via de boekingswidget OF een afspraak met een gekoppelde dienst handmatig wordt toegevoegd aan de agenda.
De geautomatiseerde e-mail bewerken
Pro-abonnees kunnen het e-mail template voor geautomatiseerde formulieren bewerken via Marketing > E-mails. Hier kunnen Pro-gebruikers de look-and-feel aanpassen van de e-mail die automatisch naar de klanten van de salon wordt gestuurd.
Hoe de klant het digitaal formulier ontvangt en instuurt
Vervolgens ontvangt jouw klant een mail met hierin het formulier dat ingevuld of ondertekend moet worden. Het standaard e-mail template ziet er zo uit:
Het formulier zelf ziet er als volgt uit: links een voorbeeld van een formulier en rechts een voorbeeld van een digitaal contract waar een handtekening onder geplaatst kan worden.
Een digitaal ingevuld formulier ontvangen?
Je ontvangt op twee manieren een notificatie wanneer een klant een formulier digitaal ingevuld heeft;
Per e-mail: we sturen een mail met de melding dat er een nieuw formulier digitaal ingevuld is naar het notificatie e-mailadres (zie bedrijfsinformatie)
Op het dashboard: nieuw ontvangen formulieren zijn zichtbaar in de lijst "online activiteiten". Klik op de regel om het betreffende ingevulde formulier te bekijken.
Heb je een vraag over deze functionaliteit? Neem dan gerust contact op met ons support team. We helpen je graag verder!