Met een aanbetaling betaalt je klant een deel van de prijs online bij het boeken, en de rest bij de afspraak. Jij bepaalt hoeveel: een percentage van de boeking, of een vast bedrag dat voor elke boeking hetzelfde is. Je bepaalt ook wie betaalt: al je klanten, of alleen nieuwe. Hieronder lees je alles over aanbetalingen, van inschakelen tot terugbetalen.
Hoe koppel ik een online betaalprovider?
Je kunt pas een aanbetaling vragen als er een online betaalprovider gekoppeld is. Zolang dat niet zo is, vragen de instellingen voor online betalingen je om eerst een provider in te schakelen.
Ga naar 'Instellingen' → 'Algemeen' → 'Integraties' en schakel je provider in.
Je kunt Mollie of Salonized/Treatwell Pay Online (Adyen) gebruiken.
Hoe vraag ik een aanbetaling?
Ga naar 'Instellingen' → 'Online boekingen' en open 'Online betalingen'.
Vink 'Online betalingen of aanbetalingen inschakelen' aan.
Kies de optie voor een verplichte aanbetaling. Dat is de middelste van de drie opties: daarboven staat volledige betaling als keuze voor de klant, daaronder verplichte volledige betaling.
Vul in het veld voor het bedrag van de aanbetaling het bedrag in, en kies met de schakelaar naast het veld tussen een percentage en een vast bedrag.
Kies van wie je een online betaling vraagt: van alle klanten of alleen van nieuwe klanten.
Kies eventueel voor welke afspraken een aanbetaling nodig is.
Vul eventueel de transactiekosten voor online betalingen in.
Als je online betalingen inschakelt, worden afspraakverzoeken uitgeschakeld: een betaalde boeking kan niet wachten op jouw goedkeuring. De pagina laat je dat weten, en vanuit die melding kun je het terugdraaien.
Kies ik een percentage of een vast bedrag?
Met de schakelaar naast het bedrag van de aanbetaling kies je tussen twee manieren:
Een percentage groeit mee met de boeking: een langere of duurdere boeking betekent een hogere aanbetaling. Je kunt 1 tot en met 100 procent invullen. De eerste keer dat je de aanbetaling kiest, staat het veld op 10 procent.
Een vast bedrag is voor elke boeking hetzelfde, hoeveel diensten je klant ook boekt. Kost een boeking minder dan jouw vaste bedrag? Dan betaalt je klant online de prijs van de boeking, en nooit meer.
Als je de schakelaar omzet, blijft het getal gelijk: 10 procent wordt een vast bedrag van 10, en andersom. Controleer het bedrag dus voordat je opslaat.
Wie moet een aanbetaling doen?
Je kiest of je de online betaling van alle klanten vraagt of alleen van nieuwe klanten. Die keuze geldt ook als je de volledige betaling vraagt in plaats van een aanbetaling.
Een klant telt als nieuw als die nog geen eerdere afspraak bij je heeft gehad die echt heeft plaatsgevonden. Een afspraak die als no-show is gemarkeerd telt niet mee. Een klant van wie het enige eerdere bezoek een no-show was, betaalt dus opnieuw een aanbetaling.
De app herkent je klant aan het e-mailadres waarmee die boekt. Bestaat er nog geen klant met dat e-mailadres, dan maakt de boeking een nieuwe klant aan, en die betaalt een aanbetaling.
Kan ik alleen voor sommige afspraken een aanbetaling vragen?
Ja, als je abonnement dat bevat. Je kiest dan een van deze drie opties:
Alle afspraken: elke online boeking vraagt een aanbetaling.
Afspraken boven een bepaalde prijs: vul een minimumprijs in. De prijs na een eventuele korting telt.
Afspraken boven een bepaalde duur: vul een minimale duur in minuten in. Buffertijd telt niet mee.
Alles onder jouw grens boekt je klant zonder aanbetaling.
Hoe reken ik transactiekosten bovenop de aanbetaling?
In het veld voor transactiekosten van online betalingen vul je een bedrag in dat je klant bovenop de aanbetaling betaalt. Het komt erbij, of je nu een percentage of een vast bedrag gebruikt. Laat het veld leeg als je geen kosten wilt doorberekenen.
Je online betaalprovider rekent jou zijn gewone transactiekosten, net als bij elke andere online betaling.
Wat ziet mijn klant tijdens het boeken?
Voordat je klant betaalt, ziet die in het overzicht van de boekingswidget een prijsspecificatie:
de totale prijs van de boeking
de aanbetaling die nu betaald moet worden
het bedrag dat nog betaald moet worden bij de afspraak
Zodra je klant betaald heeft, is de afspraak bevestigd en ontvangt je klant per e-mail een bon voor de aanbetaling, en een boekingsbevestiging als je die verstuurt.
Hoe wordt de aanbetaling berekend?
Meerdere diensten: de aanbetaling is gebaseerd op de totale prijs van de boeking, niet per dienst.
Kortingen en cadeaubonnen: de aanbetaling is gebaseerd op wat er overblijft na een eventuele korting of cadeaubon. Een vaste aanbetaling is nooit hoger dan dat.
Transactiekosten: die komen bovenop de aanbetaling.
Prijswijziging na het boeken: de verkoop houdt de prijzen van het moment waarop je klant betaalde. Pas je later de prijs van een dienst aan, dan verandert het resterende bedrag niet.
Wanneer boekt mijn klant zonder aanbetaling?
De boeking plus transactiekosten is lager dan het minimumbedrag dat je betaalprovider accepteert. De melding onder het veld voor transactiekosten noemt dat minimum.
De afspraak blijft onder de prijs of duur die je hebt ingesteld voor welke afspraken een aanbetaling nodig is.
Je vraagt het alleen van nieuwe klanten, en je klant is al eerder bij je geweest.
Hoe reken ik het resterende bedrag af?
De aanbetaling en eventuele transactiekosten zijn al bij de afspraak geregistreerd. Bij de afspraak reken je dus alleen af wat er nog openstaat:
Klik op de afspraak in de agenda.
Klik op de knop 'Afrekenen'
Klik rechtsonder op 'Volgende'.
Kies de betaalmethode voor het resterende bedrag
Klik op 'Verkoop afronden'.
Welk btw-tarief geldt voor de aanbetaling?
Zolang de afspraak niet is afgerekend, behandelt je kassa de aanbetaling als boekingskosten. De bon die je klant voor de aanbetaling krijgt, toont één regel voor boekingskosten, met btw tegen je standaard btw-tarief: het tarief dat je in je btw-instellingen als standaard hebt ingesteld. De btw-tarieven van de geboekte diensten gelden nog niet voor de aanbetaling.
Als je het resterende bedrag afrekent, worden de boekingskosten teruggedraaid. De laatste bon toont de diensten tegen hun eigen btw-tarief, met de boekingskosten als negatieve regel tegen hetzelfde standaardtarief. Zo gaat de aanbetaling af van wat je klant nog moet betalen, en volgt de btw voor de hele afspraak de diensten.
Wordt een afspraak nooit afgerekend, bijvoorbeeld na een no-show? Dan worden de boekingskosten niet teruggedraaid, en blijft de aanbetaling boekingskosten tegen je standaard btw-tarief.
Maak je een factuur voor de afspraak, dan worden de boekingskosten ook teruggedraaid: een factuur toont alleen de diensten, tegen hun eigen btw-tarief.
Waar vind ik aanbetalingen in mijn rapporten?
Aanbetalingen worden online betaald, dus je rapporten tellen ze bij je andere online betalingen. Je vindt ze onder 'Rapporten' → 'Betaalmethode' → 'Online', en in de kolom voor online betalingen in de dag- en maandrapporten.
Hoe betaal ik een aanbetaling terug?
Je betaalt een aanbetaling terug via je betaalprovider: in je Mollie-account, of voor Salonized Pay Online via ons supportteam. De app stort zelf geen geld terug naar je klant.
Verwijder je een afspraak met een aanbetaling, dan vraagt de app of je die wilt terugbetalen. Doe je dat, dan legt de app de terugbetaling vast. Het geld stort je nog steeds zelf terug via je provider.
De transactiekosten die je klant betaalde worden niet terugbetaald: de app laat ze buiten de terugbetaling.
Wat gebeurt er met de aanbetaling na een no-show, een annulering of een nieuwe tijd?
No-show: een afspraak als no-show markeren betaalt de aanbetaling niet terug.
Online geannuleerd door je klant: de afspraak is geannuleerd en de aanbetaling blijft betaald. Er wordt niets automatisch terugbetaald.
Verplaatst: de aanbetaling blijft bij de afspraak. Een nieuwe tijd verandert de aanbetaling niet en betaalt haar ook niet terug.
Wil je in een van deze gevallen toch terugbetalen? Volg dan de stappen hierboven. Heb je vragen, neem dan contact op met ons supportteam.