Het beheren van je administratie wordt veel eenvoudiger wanneer je je papierwerk verplaatst naar een digitale workflow. Door digitale formulieren en contracten te gebruiken, kun je essentiële informatie en juridische handtekeningen verzamelen voordat de klant zelfs maar bij je binnenstapt. Bekijk dit artikel om erachter te komen hoe je een formulier aanmaakt, invult en naar je klanten verzendt.
Let op: Dit artikel bevat enkele functies die alleen beschikbaar zijn in het PRO-abonnement.
Hoe maak ik een formulier aan?
Je kunt twee soorten formulieren aanmaken:
Een vragenlijst (zoals een intakeformulier)
Een contract (dit kan door de klant worden ondertekend)
Zodra je de formulieren hebt aangemaakt, zijn er drie manieren om ze in te vullen:
Vul het formulier zelf in vanuit het klantprofiel of vanuit de afspraak door het formulier te openen en te voltooien.
Stuur het formulier via e-mail naar de klant zodat deze het digitaal kan invullen en verzenden.
Verstuur het formulier automatisch wanneer een klant een specifieke dienst boekt (alleen PRO-abonnement).
Hoe vul ik zelf een formulier in?
Een formulier kan op twee plaatsen handmatig worden ingevuld: vanuit het klantprofiel of vanuit een afspraak in de agenda.
Vanuit het klantprofiel:
Ga naar Klanten.
Zoek naar de klant.
Klik op de knop 'Vul formulier in'.
Ingevoegde formulieren zijn terug te vinden in het klantprofiel onder het kopje 'Formulieren'.
Vanuit de afspraak (gebruik deze workflow om een specifiek formulier aan een afspraak te koppelen):
Zoek de juiste afspraak in de agenda.
Open de afspraak.
Klik op 'Meer'.
Klik op ‘Formulieren’ aan de rechterkant.
Selecteer het gewenste formuliersjabloon.
Vul het in.
Opmerking over de workflow: Gebruik deze workflow om een specifiek formulier aan een afspraak te koppelen.
Ingevulde formulieren worden opgeslagen in het profiel van de klant onder 'Formulieren'.
Hoe verstuur ik een formulier via e-mail?
Formulieren en contracten kunnen ook via e-mail worden verzonden, zodat de klant ze kan invullen en retourneren. Er zijn twee manieren om formulieren/contracten te e-mailen:
Methode 1: Vanuit het klantprofiel
Klik op het klanten-icoon in de linkerzijbalk.
Zoek de klant in je database.
Selecteer 'Formulieren' in de bovenste balk.
Je ziet een overzicht van beschikbare formulieren.
Klik op de drie puntjes (...) naast het gewenste formulier en selecteer ‘E-mail’.
Klik op ‘Ja’ in het bevestigingsvenster om het formulier te verzenden.
Je ontvangt na verzending een groene melding ‘E-mail verzonden’.
Methode 2: Vanuit de afspraak
Zoek de afspraak in de agenda.
Open de afspraak.
Klik op ‘Meer’.
Selecteer ‘Formulieren’ aan de rechterkant van het detailscherm.
Klik op het icoon met de drie puntjes (...) naast het gewenste formulier.
Klik op ‘E-mail’.
Klik op ‘Ja’ in het bevestigingsvenster om het formulier te verzenden.
Je ontvangt na verzending een groene melding ‘E-mail verzonden’.
Hoe verstuur ik automatisch een formulier of contract? (Alleen PRO)
Met een PRO-abonnement kun je formulieren aan diensten koppelen, zodat ze automatisch worden verzonden wanneer een specifieke dienst wordt geboekt.
Hoe in te stellen: Koppel formulieren en contracten aan volledige dienstcategorieën en/of specifieke diensten via Instellingen > Formulieren.
Wanneer het wordt verzonden: Het formulier/contract wordt automatisch verzonden wanneer een dienst wordt geboekt via de boeking widget of wanneer een afspraak met een gekoppelde dienst handmatig aan de agenda wordt toegevoegd.
De automatische e-mail bewerken: PRO-gebruikers kunnen het e-mailsjabloon bewerken via Marketing > E-mails. Hier kun je het uiterlijk van de automatische e-mail die naar de klanten van je salon wordt gestuurd aanpassen.
Hoe ontvangt en verzendt de klant het digitale formulier?
Je klant ontvangt een e-mail met het in te vullen of te ondertekenen formulier. Het standaard e-mailsjabloon en de formulieren zien er als volgt uit:
(Linker voorbeeld: standaard vragenlijst)
(Rechter voorbeeld: digitaal contract dat een handtekening vereist)
Verzending: De klant vult de velden in of ondertekent het document digitaal om het naar je terug te sturen.
Hoe ontvang ik een digitaal ingevuld formulier?
Je wordt op twee manieren op de hoogte gesteld wanneer een klant een formulier indient:
Via e-mail: Er wordt een melding gestuurd naar je e-mailadres voor meldingen (het adres dat is toegevoegd onder bedrijfsinformatie).
Op het Dashboard: Nieuw ontvangen formulieren zijn zichtbaar in de lijst ‘Online activiteiten’. Klik op de rij om het ingevulde formulier te bekijken.
Mocht je nog vragen hebben over deze functie, neem dan gerust contact op met ons supportteam. We helpen je graag!