Vous pouvez permettre à vos clients de reporter eux-mêmes leur rendez-vous à une autre date ou heure, via un lien inclus dans l'e-mail de confirmation. La suite explique comment activer cette option, ce que voit le client et comment savoir qu'un rendez-vous a été reporté en ligne.
Comment activer le report de rendez-vous en ligne ?
Dans les paramètres de l'agenda, dans la partie consacrée aux changements effectués par le client, il faut activer l'option qui autorise les clients à reporter leur rendez-vous en ligne. Une fois l'option activée, un lien est envoyé au client pour qu'il puisse choisir lui-même une nouvelle date et une nouvelle heure.
Un menu déroulant permet aussi de choisir combien d'heures à l'avance un rendez-vous peut encore être modifié en ligne : 0, 1, 3, 6, 12, 24, 48 ou 72 heures. La valeur par défaut est 24 heures.
Le lien est déjà inclus par défaut dans l'e-mail de confirmation. Si cet e-mail a été personnalisé et que le lien a été supprimé, il peut être rajouté – ou ajouté à l'e-mail de rappel ou à celui envoyé après un report – depuis la page des modèles d'e-mails.
Que voit le client lorsqu'il reporte son rendez-vous ?
En cliquant sur le lien, le client accède au même écran de réservation qu'une nouvelle réservation en ligne, déjà rempli pour ce rendez-vous précis. Il choisit une nouvelle date et une nouvelle heure, puis confirme.
Le nouveau créneau doit être réellement disponible – la même vérification de disponibilité que pour une nouvelle réservation, pour le même membre du personnel et la même prestation. Si ce membre du personnel n'a pas de créneau libre à la nouvelle heure, le report n'est pas proposé.
Quand un rendez-vous ne peut-il plus être reporté en ligne ?
Le report en ligne n'est plus possible dès que le rendez-vous est plus proche que le nombre d'heures défini pour le report en ligne. Le rendez-vous doit aussi se situer dans le futur et ne peut pas être reporté si l'une de ses prestations a depuis été supprimée de la liste des prestations.
Comment savoir qu'un rendez-vous a été reporté en ligne ?
En ouvrant le rendez-vous, l'historique indique qu'il a été reporté en ligne, avec l'ancienne et la nouvelle heure. La même information apparaît aussi dans la partie activité du tableau de bord.
Un e-mail confirmant la nouvelle heure est également envoyé, en plus de la mise à jour de l'agenda et du tableau de bord.