Un rendez-vous non honoré vous coûte la prestation et le créneau que vous auriez pu donner à quelqu'un d'autre. Vous ne les éliminerez jamais complètement, mais trois réglages en réduisent le nombre : les rappels automatiques, un acompte prélevé au moment de la réservation et le suivi des clients qui ne se sont pas présentés. En savoir plus sur les rendez-vous non honorés.
Comment rappeler leur rendez-vous à mes clients ?
La raison la plus fréquente d'une absence est un simple oubli. Vous pouvez envoyer un rappel automatique par e-mail ou par SMS. Le rappel par e-mail est activé par défaut ; le rappel par SMS reste désactivé tant que vous ne l'activez pas.Voici comment configurer et modifier les e-mails automatiques.
Pour les deux, vous choisissez combien d'heures à l'avance le rappel part : 1, 2, 4, 8, 12, 24, 48 ou 72 heures.
Les rappels par SMS nécessitent des crédits. Les SMS partent uniquement si votre solde est supérieur à zéro. Un message coûte un crédit par tranche de 160 caractères et par client. En savoir plus sur les rappels de rendez-vous par SMS.
Comment demander un acompte avant le rendez-vous ?
Un client qui a déjà payé une partie de la prestation annule beaucoup moins facilement. Dans les réglages des réservations en ligne, activez les paiements en ligne ou les acomptes. Quatre options s'offrent à vous : paiements en ligne désactivés, paiement intégral facultatif, acompte obligatoire ou paiement intégral obligatoire. La fonction est désactivée par défaut.
Si vous choisissez l'acompte, vous en fixez vous-même le pourcentage, de 1 à 100 pour cent du prix du rendez-vous.
Vous pouvez réserver l'acompte aux nouveaux clients uniquement. Une personne est considérée comme nouveau client tant qu'aucun rendez-vous passé n'est enregistré à son nom. Vous demandez ainsi le prépaiement au groupe le plus à risque, sans l'imposer à vos habitués.
Vous décidez également des rendez-vous concernés : tous, uniquement ceux dépassant un prix que vous fixez, ou uniquement ceux dépassant une durée que vous fixez. Cela vous permet de protéger les prestations longues et coûteuses, celles où une absence coûte le plus cher.
Le paiement en ligne ne fonctionne qu'une fois un prestataire de paiement connecté à l'application. L'application prend en charge Salonized Pay, Mollie et Stripe. Salonized Pay est la solution de paiement de l'application elle-même : le terminal de carte au salon et les paiements en ligne passent par un seul prestataire, et dès que votre compte est vérifié et le paiement en ligne activé, vous pouvez encaisser des acomptes via le widget de réservation. Ce qu'il faut savoir sur Salonized Pay et comment configurer un acompte pour les réservations en ligne.
Comment enregistrer qu'un client ne s'est pas présenté ?
Ouvrez le rendez-vous dans l'agenda et marquez-le comme absence. Le rendez-vous n'est pas supprimé : il conserve sa place avec le statut correspondant, ce qui vous permet de retrouver plus tard ce qui s'est passé.
Vous pouvez demander à l'application d'envoyer un e-mail au client à ce sujet. Cette option est désactivée par défaut ; activez-la si vous souhaitez l'utiliser. En savoir plus sur l'e-mail automatique en cas d'absence.
Pour chaque client, l'application compte le nombre d'absences enregistrées. C'est le chiffre sur lequel vous pouvez fonder une demande d'acompte ou un appel de confirmation.