La liste d'attente est une fonctionnalité pratique proposée par Salonized, qui permet à vos clients de réserver un rendez-vous les jours où aucun créneau n'est actuellement disponible. Elle vous aide à maintenir votre agenda complet en comblant les vides dans votre calendrier. Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionnent les e-mails de liste d'attente et comment les configurer, afin que vos clients ne manquent jamais une occasion de profiter de leur prestation préférée.
Remarque : Bien que la liste d'attente soit incluse dans les abonnements Basic et Pro, les e-mails automatisés sont exclusifs aux utilisateurs Pro.
Si vous utilisez notre forfait Rendez-vous, vous pouvez ajouter la fonctionnalité de liste d'attente via l'extension Boost. En savoir plus sur la liste d'attente ici.
Comment activer l'e-mail automatique de liste d'attente ?
Sur Salonized, vous pouvez activer les e-mails automatiques de liste d'attente en quelques étapes seulement. Voici comment faire :
Connectez-vous à votre compte Salonized.
Rendez-vous dans la section Marketing (en cliquant sur l'icône du mégaphone).
Cliquez sur l'onglet E-mail en haut de l'environnement marketing.
Allez dans la section E-mails automatiques > Liste d'attente.
Cliquez sur Paramètres pour modifier l'e-mail de la liste d'attente et personnaliser votre message.
Dans la section « Quand doit-il être envoyé », choisissez entre deux options :
Envoyer les e-mails de liste d'attente manuellement : Vous gardez le contrôle ; l'e-mail n'est jamais envoyé automatiquement. Vous choisissez le moment et le client.
Envoyer les e-mails de liste d'attente automatiquement : Une fois cette option sélectionnée, l'e-mail est envoyé à tous les clients correspondants sur la liste d'attente dès qu'un créneau se libère.
Vous pouvez voir si l'e-mail a été envoyé depuis Marketing > Liste d'attente.
Remarque : Pour configurer la liste d'attente automatique, vous devez disposer d'un compte utilisateur avec un rôle de Gestionnaire ou d'Administrateur. Plus d'informations sur la façon de modifier des permissions spécifiques ici.
Quand l'e-mail automatique est-il déclenché exactement ?
Si vous réglez l'e-mail de liste d'attente sur automatique, le système vérifie la disponibilité en fonction d'événements spécifiques du calendrier. L'e-mail est déclenché par :
Mises à jour de rendez-vous : Suppression d'un rendez-vous, déplacement vers un nouvel horaire ou réduction de sa durée.
Ajustements de tâches ou d'absences : Suppression d'une tâche, déplacement d'une absence ou ajustement de la durée de l'une ou l'autre.
À la suite de ces événements, le système vérifie instantanément si la nouvelle ouverture correspond aux prestations spécifiques ou aux préférences d'employé des clients sur votre liste.
Remarque : Si une modification crée plusieurs correspondances, tous les clients éligibles seront informés simultanément.
Comment puis-je confirmer que l'e-mail a été envoyé ?
Sur Salonized, vous pouvez facilement suivre les communications et voir quels clients sur la liste d'attente ont été informés des créneaux disponibles. Voici comment :
Accéder à la liste d'attente : Naviguez vers Marketing > Liste d'attente, ou cliquez simplement sur l'icône de la liste d'attente en haut de votre Vue du jour dans le calendrier.
Cherchez l'encoche : Une fois que l'e-mail a été envoyé, une encoche apparaîtra dans la colonne « Envoyé ». L'encoche apparaît que l'e-mail ait été envoyé manuellement ou automatiquement.
Quelles sont les conditions et les règles pour ces e-mails ?
Pour s'assurer que les clients ne soient pas surchargés et pour maintenir les performances du système, les règles suivantes sont appliquées :
Fréquence : L'e-mail automatique est envoyé aux clients une fois toutes les 24 heures maximum.
Délai : Les e-mails sont envoyés avec un délai de 5 minutes pour éviter les envois accidentels lors de modifications successives rapides.
Période : Les modifications sont vérifiées jusqu'à 31 jours à l'avance ; les modifications au-delà de cette fenêtre ne déclencheront pas d'e-mail automatique.
Préférence d'employé : Les préférences d'employé sont respectées. Aucun e-mail n'est envoyé si le créneau libre concerne un employé autre que celui demandé.
Prestations multiples : Si une inscription comprend plusieurs prestations, le système vérifie la disponibilité de l'ensemble de la combinaison.
Existe-t-il des exceptions où un e-mail ne sera pas envoyé ?
Certaines modifications administratives ne déclenchent pas le système de notification automatique. L'e-mail n'est pas déclenché par :
Les modifications du planning (par exemple, les heures d'ouverture ou les heures de travail des employés).
Le changement d'employé, de salle de soin ou d'équipement pour un rendez-vous déjà programmé.
Le refus d'une demande de rendez-vous, même si cela entraîne un créneau horaire disponible.
Si vous avez d'autres questions, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Nous serons ravis de vous aider.