Een klant of een bedrijf vraagt om een echte factuur, en met een bon kom je er dan niet. Die factuur maak je vanuit de verkoop zelf: je koppelt de klant, controleert de gegevens en de app zet het document in de juiste opmaak. Sinds kort kan de app dat ook zelf doen zodra je afrekent. Hieronder lees je hoe beide werken.
Wat is het verschil tussen een bon en een factuur?
Een bon krijg je automatisch zodra je een verkoop afrekent: de registratie van wat je klant heeft afgenomen en betaald. Een factuur is een formeel financieel document met strengere eisen. Er moet altijd een adres van je klant op staan, en die stel je op wanneer een klant of een bedrijf erom vraagt.
Voor de meeste transacties is de bon genoeg. Werk je met zakelijke of medische klanten, dan is de factuur het document dat zij nodig hebben. Je hoeft de verkoop trouwens niet eerst volledig te betalen: ook een verkoop die nog openstaat kun je factureren, met een betaaltermijn.
Welke klantgegevens heb ik nodig voor een factuur?
Een klantprofiel met een adres: straat, postcode en plaats. Zolang dat ontbreekt, laat de app de factuur niet opstellen. Mist er iets, dan meldt het klantblok dat en vul je het daar meteen aan met 'Ontbrekende info toevoegen'.
Bij een medische factuur kijkt de app daarnaast naar de geboortedatum, het persoonlijk registratienummer en de verzekeraar van je klant. Ontbreken die, dan krijg je alleen een waarschuwing met een knop om ze aan te vullen: de factuur kun je gewoon opstellen. Vul ze aan waar je ze hebt, want ze horen op een volledige medische factuur.
Hoe stel ik een factuur op vanuit een verkoop?
Alles wat je nodig hebt staat in één venster, met de naam van de verkoop erboven.
Ga naar 'Kassa' > 'Verkopen' of naar een klantprofiel, en open de verkoop.
Kies 'Factuur opstellen' bij de acties van de verkoop.
Controleer bij 'Factuur details' de 'Verkoopdatum' en de 'Uitgiftedatum'. Staat de verkoop nog open, dan zie je daar ook 'Verschuldigd in': de betaaltermijn, standaard 14 dagen en aanpasbaar tussen 1 en 365.
Controleer de klant in het klantblok en vul ontbrekende gegevens aan.
Wil je de factuur meteen mailen? Zet 'Verzenden naar klant' aan en controleer het e-mailadres, het onderwerp en het bericht.
Bekijk het voorbeeld en klik op 'Factuur opstellen', of op 'Factuur opstellen en verzenden' als je het mailen hebt aangezet. Bevestig daarna nog één keer.
Kan de app automatisch een factuur opstellen?
Ja. Zet je dat aan, dan maakt de app na het afrekenen zelf een factuur van de verkoop in plaats van een bon, met een betaaltermijn erop. Standaard staat dit uit, dus je kiest er zelf voor.
Deze instelling staat bij 'Instellingen' > 'Facturen', in het blok met de factuurinstellingen. Zodra je het aanzet, verschijnt eronder een veld voor de betaaltermijn voor deze facturen: standaard 14 dagen.
Twee dingen om te weten voordat je het aanzet:
De app stelt alleen een factuur op als er een klant met een volledig adres aan de verkoop hangt. Lukt dat niet, dan zie je na het afrekenen een waarschuwing met een knop om de factuur alsnog met de hand op te stellen. Je verliest dus niets: de stappen hierboven blijven gewoon werken.
Het geldt ook voor online betalingen. Een aanbetaling of een vooruitbetaling bij een online boeking krijgt op dezelfde manier een factuur.
Lukt het wel, dan meldt het afrekenvenster dat de factuur is opgesteld en aan de verkoop hangt, met een knop om die direct te mailen.
Waar vind ik mijn facturen terug?
De opgestelde factuur staat bij de verkoop onder de documenten, naast de bon. Daar open je hem, print je hem of stuur je hem (opnieuw) naar je klant. Eén verkoop kan zo meerdere documenten hebben: een bon bij de betaling, een factuur die je opstelt, en bij een correctie of een creditering een correctiebon of een creditfactuur.
Wanneer krijg ik een creditfactuur?
Zodra er een factuur aan een verkoop hangt, maakt de app een creditfactuur wanneer je die verkoop achteraf terugbetaalt of aanpast. Hangt er alleen een bon aan, dan krijg je een correctiebon; hangt er ook een factuur aan, dan gaat de factuur voor.
De creditfactuur komt bij de verkoop onder de documenten te staan, naast de originele factuur. Die blijft bestaan en wordt gecorrigeerd in plaats van aangepast, zodat je administratie sluitend blijft. Meer hierover lees je in Een verkoop crediteren.
Kan ik een opgestelde factuur nog aanpassen?
Nee, en het factuurvenster waarschuwt je daar ook voor voordat je bevestigt. Klopt er iets niet, pas dan eerst de verkoop aan of crediteer die, en stel daarna eventueel een nieuwe factuur op.
Per verkoop stel je één factuur op: zodra er een factuur aan een verkoop hangt, verdwijnt de actie uit het menu. Zie je de actie niet, dan is er al een factuur of heb je geen rechten om facturen op te stellen.