Salonized biedt de perfecte oplossing om je voorraadbeheer te optimaliseren. Door je leveranciersgegevens te centraliseren en voorraadniveaus in realtime bij te houden, zorg je ervoor dat je nooit zonder je bestverkopende artikelen komt te zitten. Bekijk dit artikel om te ontdekken hoe je handmatige en automatische bestellingen plaatst en verwerkt om tijd te besparen, je schappen vol te houden en een naadloze workflow voor je bedrijf te behouden.
Hoe stel ik een leverancier in?
Voordat je producten kunt bestellen, moet er een leverancier aan je account gekoppeld zijn. Als je er nog geen hebt toegevoegd, volg dan deze stappen om er een aan te maken:
Navigeer naar de Producten pagina door op het prijskaartje-icoon in de linker zijbalk te klikken.
Ga naar het tabblad Leveranciers.
Klik op Leverancier aanmaken.
Voer de nodige gegevens in: e-mail, adres, postcode en woonplaats.
Zorg ervoor dat je producten zijn toegewezen aan de juiste leverancier in hun individuele instellingen om bestellingen naadloos te beheren.
Hoe maak ik een handmatige bestelling aan?
Als je zelf wilt kiezen welke artikelen je wilt bijvullen, kun je op elk moment een handmatige bestelling aanmaken. Hier lees je hoe:
Ga naar Producten en selecteer het tabblad Bestellingen.
Klik op de knop 'Nieuwe bestelling' in de rechterbovenhoek.
Selecteer de juiste Leverancier in het dropdown-menu.
Er verschijnt een lijst met alle producten die aan die leverancier zijn gekoppeld, inclusief je huidige, minimale en maximale voorraadniveaus.
Selecteer aan de linkerkant de producten die je wilt bestellen.
Stel de specifieke hoeveelheid in die je voor elk artikel wilt bestellen.
Klik op 'Opslaan als concept' om het later af te maken, of op 'Bestelling plaatsen' om het rechtstreeks naar je leverancier te sturen.
Na het aanmaken van je nieuwe bestelling in Salonized, verschijnen de details hiervan volledig op het scherm. Eventuele extra opmerkingen of instructies over de bestelling kunnen rechtsonder in het scherm in het veld "notities" worden ingevuld. Deze notities worden ook opgenomen in het geprinte PDF-bestand van de bestelling.
Nadat de bestelling is gecontroleerd (en eventueel gecorrigeerd), kan deze worden geprint of opgeslagen met de knop 'Open PDF' die je rechtsboven in het scherm ziet. De bestelling kan ook naar je leverancier worden gemaild.
Hoe kan ik een handmatige bestelling naar mijn leverancier sturen?
Om een handmatige bestelling naar je leverancier te sturen:
Ga naar de pagina met de details van je nieuwe bestelling.
Klik op de knop 'Verstuur naar leverancier' rechtsboven in het scherm.
Hiermee open je een nieuw scherm waar je ook handmatig het e-mailadres van de leverancier kunt invoeren (als dit nog niet is toegevoegd).
Voeg handmatig een e-mailbericht toe. Als alternatief wordt er automatisch een standaardbericht bijgevoegd (bijv. 'Bijgevoegd bij dit e-mailbericht vind je bestelnummer {{x}} voor {{companyname-x}}').
De leverancier ontvangt de bestelling als een PDF-bestand bij de e-mail.
Om te controleren of en wanneer een bestelling naar je leverancier is gemaild, bekijk je de Berichten pagina.
Zodra de bestelling is geleverd, kun je de bestelling verwerken om je voorraad automatisch bij te werken.
Hoe plaats ik een automatische bestelling?
Salonized kan precies suggereren wat je nodig hebt op basis van je voorkeursvoorraadniveaus en je helpen een automatische bestelling te plaatsen. Om deze functie te gebruiken, moet je ervoor zorgen dat je voorraadbeheer voor je producten hebt ingeschakeld:
Ga naar Producten.
Klik op Nieuw product of Bewerk een bestaand product.
Vink het vakje 'voorraadbeheer' aan.
Stel je minimale, maximale en huidige voorraadniveaus in.
Let op: Zorg ervoor dat je product is toegewezen aan de juiste leverancier.
Wanneer een product onder het minimale niveau zakt, berekent Salonized de exacte hoeveelheid die nodig is om de ingestelde maximale waarde te bereiken. Om een automatische bestelling te plaatsen:
Navigeer naar Producten > tabblad Bestellingen.
Klik op de knop Nieuwe bestelling en selecteer je leverancier.
Klik op de knop Automatisch aanmaken.
Als je de optie om een automatische bestelling te genereren niet ziet, komt dat meestal door een van de volgende redenen:
Geen leverancier gekoppeld: De producten zijn niet correct gekoppeld aan de geselecteerde leverancier.
Ontbrekende drempels: Er zijn geen minimale voorraadniveaus ingesteld voor die producten.
Voorraadniveaus in orde: Je huidige voorraad is nog boven de minimale drempel.
Functie uitgeschakeld: Voorraadbeheer is uitgeschakeld in je instellingen.
Controleer de automatisch ingevulde lijst om extra producten toe te voegen, items te verwijderen of aantallen aan te passen.
Klik rechtsonder op 'Opslaan als concept' om het later af te maken, of selecteer Bestelling plaatsen als je lijst klaar is.
Hoe verwerk ik een levering?
Zodra je jouw producten hebt ontvangen, volg je deze stappen om de bestelling in te boeken en je voorraad bij te werken:
Navigeer naar Producten > Bestellingen.
Zoek de betreffende bestelling en klik erop om deze te openen.
Klik op de detailpagina op Verwerken in de rechterbovenhoek om de voorraad voor alle producten in de bestelling onmiddellijk bij te werken.
Er verschijnt een controlepaneel/bevestigingsscherm met de bestelde hoeveelheid van elk product, zodat je dit kunt controleren met wat je daadwerkelijk hebt ontvangen.
Als de aantallen overeenkomen met de fysieke levering, klik je nogmaals op Verwerken in de rechterbovenhoek.
Als het ontvangen aantal niet overeenkomt met de bestelling, voer dan het werkelijk ontvangen aantal in de eerste kolom in om ervoor te zorgen dat de voorraad correct wordt bijgewerkt. Als er een verschil is, vraagt Salonized of je de bestelling wilt Voltooien of Open laten staan als backorder.
Zodra je de resterende items ontvangt, kun je die producten opnieuw inboeken om de volledige bestelling te verwerken en de voorraad voor de backorder-items automatisch bij te werken.
Wat betekenen de verschillende bestelstatussen?
Je kunt de levenscyclus van je bestelling volgen met de volgende statussen:
Open: Conceptbestellingen die zijn opgeslagen maar nog niet zijn geplaatst.
Besteld: De bestelling is officieel geplaatst of naar de leverancier verzonden.
Voltooid: De bestelling is ontvangen en je voorraadniveaus zijn verwerkt/bijgewerkt.
Betaald: De betaling aan de leverancier is gemarkeerd als verwerkt.
Let op: Salonized houdt dit bij voor je administratie, maar voert de daadwerkelijke bankoverschrijving niet uit.
Backorder: De bestelling is slechts gedeeltelijk geleverd.
Voor meer informatie over het aanmaken en beheren van productbestellingen kun je contact opnemen met ons supportteam.
We helpen je graag verder.