Salonized offre la solution parfaite pour optimiser votre gestion d'inventaire. En centralisant les données de vos fournisseurs et en suivant les niveaux de stock en temps réel, vous pouvez vous assurer de ne jamais manquer de vos articles les plus vendus. Consultez cet article pour découvrir comment passer et traiter des commandes de stock manuelles et automatiques afin de gagner du temps, de garder vos étagères pleines et de maintenir un flux de travail fluide pour votre entreprise.
Comment configurer un fournisseur ?
Avant de pouvoir commander des produits, vous devez avoir un fournisseur lié à votre compte. Si vous n'en avez pas encore ajouté, suivez ces étapes pour en créer un :
Accédez à la page Produits en cliquant sur l'icône d'étiquette de prix dans la barre latérale gauche.
Allez dans l'onglet Fournisseurs.
Cliquez sur Créer un fournisseur.
Saisissez les informations nécessaires : e-mail, adresse, code postal et ville.
Assurez-vous que vos produits sont affectés au bon fournisseur dans leurs paramètres individuels pour gérer les commandes de manière fluide.
Comment créer une commande de stock manuelle ?
Si vous souhaitez choisir manuellement les articles à réapprovisionner, vous pouvez créer une commande manuelle à tout moment. Voici comment faire :
Allez dans Produits et sélectionnez l'onglet Commandes.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle commande » dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez le bon Fournisseur dans le menu déroulant.
Une liste de tous les produits liés à ce fournisseur apparaîtra, affichant vos niveaux de stock actuels, minimaux et maximaux.
Sélectionnez les produits que vous souhaitez commander sur le côté gauche.
Définissez la quantité spécifique que vous souhaitez commander pour chaque article.
Cliquez sur « Enregistrer comme brouillon » pour la terminer plus tard, ou sur « Passer la commande » pour l'envoyer directement à votre fournisseur.
Après avoir créé votre nouvelle commande de stock dans Salonized, les détails de celle-ci s'afficheront intégralement à l'écran. Toute note ou instruction supplémentaire concernant la commande peut être incluse en bas à droite de l'écran, dans le champ « notes ». Ces notes seront également incluses dans le fichier PDF imprimé de la commande.
Une fois la commande vérifiée (et corrigée si nécessaire), elle peut être imprimée ou enregistrée en utilisant le bouton « Ouvrir le PDF » que vous verrez en haut à droite de l'écran. La commande peut également être envoyée par e-mail à votre fournisseur.
Comment envoyer une commande de stock manuelle à mon fournisseur ?
Pour envoyer une commande de stock manuelle à votre fournisseur :
Allez sur la page contenant les détails de votre nouvelle commande.
Cliquez sur le bouton « Envoyer au fournisseur » situé en haut à droite de l'écran.
Cela ouvrira un nouvel écran où vous pourrez également saisir manuellement l'adresse e-mail du fournisseur (si elle n'a pas déjà été ajoutée).
Ajoutez manuellement un message électronique. Alternativement, un message standard sera joint automatiquement (par exemple : « Vous trouverez ci-joint la commande numéro {{x}} pour {{companyname-x}} »).
Le fournisseur recevra la commande de stock sous forme de fichier PDF joint à l'e-mail.
Pour vérifier si et quand une commande a été envoyée par e-mail à votre fournisseur, consultez la page Messages.
Une fois la commande livrée, vous pouvez traiter la commande pour mettre à jour automatiquement votre stock.
Comment passer une commande de stock automatique ?
Salonized peut vous suggérer exactement ce dont vous avez besoin en fonction de vos niveaux de stock préférés et vous aider à passer une commande de stock automatique. Pour utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous d'avoir activé la gestion du stock pour vos produits :
Allez dans Produits.
Cliquez sur Nouveau produit ou Modifier un produit existant.
Cochez la case « gérer le stock ».
Définissez vos niveaux de stock minimal, maximal et actuel.
Remarque : Assurez-vous que votre produit est affecté au bon fournisseur.
Lorsqu'un produit tombe en dessous de son niveau minimal, Salonized calcule la quantité précise nécessaire pour atteindre la valeur maximale que vous avez définie. Pour passer une commande de stock automatique :
Accédez à Produits > onglet Commandes.
Cliquez sur le bouton Nouvelle commande et sélectionnez votre fournisseur.
Cliquez sur le bouton Créer automatiquement. Si vous ne voyez pas l'option pour générer une commande automatique, cela est généralement dû à l'une des raisons suivantes :
Aucun lien fournisseur : Les produits ne sont pas correctement liés au fournisseur que vous avez sélectionné.
Seuils manquants : Les niveaux de stock minimaux n'ont pas été définis pour ces produits.
Niveaux de stock corrects : Votre stock actuel est toujours au-dessus du seuil minimal.
Fonctionnalité désactivée : La gestion du stock est désactivée dans vos paramètres.
Examinez la liste pré-remplie pour ajouter des produits supplémentaires, supprimer des articles ou ajuster les quantités.
Cliquez sur « Enregistrer comme brouillon » en bas à droite pour la terminer plus tard, ou sélectionnez Passer la commande si votre liste est prête.
Comment traiter une livraison de stock ?
Une fois que vous avez reçu vos produits, suivez ces étapes pour enregistrer la commande et mettre à jour votre inventaire :
Accédez à Produits > Commandes.
Recherchez la commande concernée et cliquez pour l'ouvrir.
Sur la page des détails, cliquez sur Traiter dans le coin supérieur droit pour mettre immédiatement à jour le stock de tous les produits de la commande.
Un panneau de contrôle/écran de confirmation apparaîtra, affichant la quantité de chaque produit commandé afin que vous puissiez la vérifier par rapport à ce que vous avez réellement reçu.
Si les chiffres correspondent à la livraison physique, cliquez à nouveau sur Traiter dans le coin supérieur droit.
Si le nombre reçu ne correspond pas à la commande, saisissez la quantité réelle reçue dans la première colonne pour vous assurer que le stock est mis à jour correctement. S'il y a une différence, Salonized vous demandera si vous souhaitez Terminer la commande ou la Laisser ouverte en tant que reliquat (backorder).
Une fois que vous recevez les articles restants, vous pouvez enregistrer à nouveau ces produits pour traiter l'intégralité de la commande et mettre à jour automatiquement le stock pour les articles en reliquat.
Que signifient les différents statuts de commande ?
Vous pouvez suivre le cycle de vie de votre commande grâce aux statuts suivants :
Ouverte : Commandes en brouillon qui sont enregistrées mais n'ont pas encore été passées.
Commandée : La commande a été officiellement passée ou envoyée au fournisseur.
Terminée : La commande a été reçue et vos niveaux d'inventaire ont été traités/mis à jour.
Payée : Le paiement au fournisseur est marqué comme traité.
Remarque : Salonized suit cela pour vos dossiers mais n'exécute pas le transfert bancaire réel.
Reliquat (Backorder) : La commande n'a été que partiellement livrée.
Pour plus d'informations sur la création et la gestion des commandes de produits, contactez notre équipe d'assistance.
Nous serons ravis de vous aider