La gestion de votre administration devient beaucoup plus facile lorsque vous passez votre paperasse à un flux de travail numérique. En utilisant des formulaires et des contrats numériques, vous pouvez collecter des informations essentielles et des signatures légales avant même que le client ne franchisse votre porte. Consultez cet article pour découvrir comment créer un formulaire, le remplir et l'envoyer à vos clients.
Attention : Cet article contient certaines fonctionnalités qui ne sont disponibles qu'avec l'abonnement PRO.
Comment créer un formulaire ?
Vous pouvez créer deux types de formulaires :
Un questionnaire (tel qu'un formulaire d'inscription)
Un contrat (celui-ci peut être signé par le client)
Une fois que vous avez créé les formulaires, il existe trois façons de les remplir :
Remplissez le formulaire vous-même à partir du profil du client ou à partir du rendez-vous en ouvrant et en complétant le formulaire.
Envoyez le formulaire par e-mail au client pour qu'il le complète et le renvoie par voie numérique.
Envoyez le formulaire automatiquement lorsqu'un client réserve une prestation spécifique (abonnement PRO uniquement).
Comment remplir moi-même un formulaire ?
Un formulaire peut être rempli manuellement à deux endroits : à partir du profil du client ou à partir d'un rendez-vous dans le calendrier.
À partir du profil du client :
Allez dans Clients.
Recherchez le client.
Cliquez sur le bouton 'Remplir le formulaire'.
Les formulaires complétés se trouvent dans le profil du client sous la rubrique 'Formulaires'.
À partir du rendez-vous (utilisez ce flux de travail pour lier un formulaire spécifique à un rendez-vous) :
Trouvez le bon rendez-vous dans le calendrier.
Ouvrez le rendez-vous.
Cliquez sur Plus.
Cliquez sur « Formulaires » sur le côté droit.
Sélectionnez le modèle de formulaire souhaité.
Remplissez-le.
Note sur le flux de travail : Utilisez ce flux de travail pour lier un formulaire spécifique à un rendez-vous.
Les formulaires complétés sont stockés dans le profil du client sous « Formulaires ».
Comment envoyer un formulaire par e-mail ?
Les formulaires et les contrats peuvent également être envoyés par e-mail, afin que le client puisse les compléter et les renvoyer. Il existe deux façons d'envoyer des formulaires/contrats par e-mail :
Méthode 1 : À partir du profil du client
Cliquez sur l'icône des clients dans la barre latérale gauche.
Recherchez le client dans votre base de données.
Sélectionnez Formulaires dans la barre supérieure.
Vous verrez un aperçu des formulaires disponibles.
Cliquez sur les trois points (...) à côté du formulaire souhaité et sélectionnez « E-mail ».
Cliquez sur « Oui » dans la fenêtre de confirmation pour envoyer le formulaire.
Vous recevrez une notification verte « E-mail envoyé » une fois l'envoi effectué.
Méthode 2 : À partir du rendez-vous
Trouvez le rendez-vous dans le calendrier.
Ouvrez le rendez-vous.
Cliquez sur « Plus ».
Sélectionnez « Formulaires » sur le côté droit de l'écran de détails.
Cliquez sur l'icône des trois points (...) à côté du formulaire souhaité.
Cliquez sur « E-mail ».
Cliquez sur « Oui » dans la fenêtre de confirmation pour envoyer le formulaire.
Vous recevrez une notification verte « E-mail envoyé » une fois l'envoi effectué.
Comment envoyer automatiquement un formulaire ou un contrat ? (PRO uniquement)
Avec un abonnement PRO, vous pouvez lier des formulaires à des prestations afin qu'ils soient envoyés automatiquement lorsqu'une prestation spécifique est réservée.
Comment le configurer : Liez les formulaires et les contrats à des catégories de prestations entières et/ou à des prestations spécifiques via Paramètres > Formulaires.
Quand est-il envoyé : Le formulaire/contrat est envoyé automatiquement lorsqu'une prestation est réservée via le widget de réservation ou lorsqu'un rendez-vous avec une prestation liée est ajouté manuellement au calendrier.
Modification de l'e-mail automatique : Les utilisateurs PRO peuvent modifier le modèle d'e-mail via Marketing > E-mails. Ici, vous pouvez personnaliser l'apparence de l'e-mail automatique envoyé aux clients de votre salon.
Comment le client reçoit-il et soumet-il le formulaire numérique ?
Votre client recevra un e-mail contenant le formulaire à remplir ou à signer. Le modèle d'e-mail standard et les formulaires ressemblent à ceci :
(Exemple de gauche : questionnaire standard)
(Exemple de droite : contrat numérique nécessitant une signature)
Soumission : Le client remplit les champs ou signe le document numériquement pour vous le renvoyer.
Comment recevoir un formulaire complété numériquement ?
Vous serez averti de deux manières lorsqu'un client soumet un formulaire :
Par e-mail : Une notification est envoyée à votre adresse e-mail de notification (celle ajoutée sous les informations sur l'entreprise).
Sur le tableau de bord : Les formulaires nouvellement reçus sont visibles dans la liste « Activités en ligne ». Cliquez sur la ligne pour afficher le formulaire complété.
Si vous avez des questions sur cette fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance. Nous serons heureux de vous aider !